Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

M&R Books a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller à la protection des renseignements personnels.

Toute question, demande d’accès, demande de rectification, demande de retrait du consentement ou préoccupation liée à la confidentialité peut être transmise au responsable.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon les services demandés, nous pouvons recueillir des renseignements personnels tels que :

• Nom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse postale
• Nom de l’entreprise et renseignements commerciaux
• Dossiers financiers
• Dossiers comptables et de tenue de livres
• Renseignements de paie
• Documents fiscaux
• Identifiants fiscaux émis par le gouvernement lorsque requis pour le travail fiscal ou comptable
• Renseignements transmis par notre site Web, courriel, système de réservation ou communications avec les clients

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires à des fins légitimes d’affaires, de comptabilité, de tenue de livres, de fiscalité, d’administration ou de conformité légale.

3. Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Répondre aux demandes
• Fournir des services de tenue de livres, de comptabilité, de fiscalité, de paie et des services connexes
• Préparer, organiser et tenir à jour les dossiers des clients
• Communiquer avec les clients
• Planifier des consultations ou des rendez-vous
• Respecter les obligations légales, professionnelles, fiscales et réglementaires
• Gérer nos activités commerciales
• Améliorer notre service à la clientèle et nos processus internes

4. Consentement

En fournissant des renseignements personnels à M&R Books, y compris par l’entremise de notre site Web, par courriel, par notre système de réservation ou lors de communications avec les clients, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement lorsque la loi le permet. Toutefois, le retrait du consentement peut limiter notre capacité à fournir certains services.

5. Conservation et sécurité

Les renseignements personnels peuvent être conservés au moyen de systèmes d’affaires sécurisés, notamment Microsoft 365, SharePoint, Outlook, Microsoft Bookings, QuickBooks et d’autres plateformes professionnelles utilisées pour fournir nos services.

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, notamment des contrôles d’accès, la protection par mot de passe, l’authentification multifacteur, des appareils chiffrés et l’accès restreint aux dossiers des clients.

Même si nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les renseignements, aucun système électronique ne peut être garanti comme entièrement sécurisé.

6. Communication des renseignements personnels

M&R Books ne vend pas de renseignements personnels.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire, notamment à :

• Des employés, entrepreneurs ou partenaires professionnels autorisés
• Des fournisseurs de services comptables, fiscaux, de paie, juridiques ou technologiques
• Des organismes gouvernementaux ou autorités fiscales lorsque requis
• Des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise
• Des parties lorsque la loi, une ordonnance judiciaire ou une obligation réglementaire l’exige

Lorsque des renseignements sont partagés avec des fournisseurs de services, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer qu’ils sont traités de façon sécuritaire et seulement aux fins autorisées.

7. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment pour fournir des services, respecter nos obligations légales, maintenir des dossiers commerciaux, résoudre des différends et respecter les exigences fiscales ou réglementaires.

Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous prenons des mesures raisonnables pour les supprimer, les détruire ou les anonymiser de façon sécuritaire.

8. Vos droits

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander à :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Retirer votre consentement lorsque applicable
• Poser des questions sur la façon dont vos renseignements sont traités
• Déposer une plainte liée à la confidentialité

Les demandes peuvent être envoyées à info@booksmr.ca.

9. Site Web, témoins et outils d’analyse

Notre site Web peut recueillir des renseignements techniques limités, comme le type de navigateur, les renseignements sur l’appareil, les pages visitées et des données générales d’utilisation.

Si des témoins, outils d’analyse, formulaires intégrés ou services tiers sont utilisés, ils peuvent recueillir des renseignements conformément à leurs propres pratiques de confidentialité. Lorsque requis, nous fournirons un avis ou obtiendrons un consentement pour l’utilisation de technologies de suivi.

10. Incidents de confidentialité

Si M&R Books prend connaissance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, nous prendrons des mesures raisonnables pour évaluer la situation, réduire le risque de préjudice, aviser les personnes concernées lorsque requis, aviser la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque requis et tenir un registre interne des incidents.

11. Modifications à la présente politique

M&R Books peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. La version mise à jour sera publiée sur cette page avec une nouvelle date de “Dernière mise à jour”.

12. Nous joindre

Pour toute question au sujet de la présente Politique de confidentialité ou du traitement des renseignements personnels, communiquez avec :